CONDITIONS GENERALES DE VENTE

Article 1 – Champ d’application

1.1 La société OLIMPE (société par actions simplifiée au capital de 10.000 euros, sise 86-90 Rue du Dôme – 92100 Boulogne-Billancourt, immatriculée au registre du commerce et des sociétés de Nanterre sous le numéro 829 602 465) (ci-après l’ « Organisateur») organise, en collaboration avec le comité scientifique, le 07 novembre 2023, au Palais des congrès d’Issy-les-Moulineaux le congrès «360°RWE » donnant accès à plusieurs sessions scientifiques (ci-après l’ « Evénement ») auquel peuvent s’inscrire et participer des professionnels de santé, institutionnels, associations de patients, acteurs privés, start-up et biotech.

1.2 Les présentes conditions générales de vente (ci-après les « Conditions Générales ») ont pour objet de définir les conditions dans lesquelles l’Organisateur vend à tout partenaire ayant la qualité d’industriel ou de biotech (ci-après le « Partenaire ») qui l’accepte dans le cadre de sa participation à l’Evénement une ou plusieurs offres de partenariat comprenant des packages (ci-après le(s) « Package(s) ») et le cas échéant, la souscription de services complémentaires (ci-après les « Services Complémentaires »).

1.3 Les présentes Conditions Générales s’appliquent, sans restriction ni réserve, à toute vente de Packages et Services Complémentaires quelles que soit les clauses pouvant figurer sur les documents du Partenaire et notamment dans ses conditions générales d’achat.

1.4 Les présentes Conditions Générales sont susceptibles de faire l’objet de modifications ultérieures, la version applicable à l’achat du Partenaire est celle en vigueur au jour de la conclusion du Contrat tel que ci-après défini.

1.5 Le fait que l’Organisateur ne se prévale pas, à un moment donné, de l’une quelconque des stipulations contenues dans les présentes Conditions Générales ne peut être interprété comme valant renonciation à s’en prévaloir ultérieurement.

Article 2 – Modalités d’inscription

2.1 Toute inscription du Partenaire à l’Evénement sera formalisée par le devis accepté par le Partenaire correspondant à l’achat d’un Package et/ou le cas échéant de Services Complémentaires. Seules les demandes de réservation effectuées par l’intermédiaire des formulaires officiels, envoyées dans les délais impartis et accompagnées du règlement de l’acompte, seront prises en considération.

2.2 Les présentes Conditions Générales constituent, ensemble, avec le devis dûment accepté, le contrat (ci-après le « Contrat »). Par l’acceptation du devis qui vaut conditions particulières, le Partenaire reconnait avoir pris connaissance préalablement et intégralement des présentes Conditions Générales et en accepter le contenu. En cas d’ambiguïté et/ou de contradiction entre les stipulations des Conditions Générales et celles du devis accepté, les stipulations du devis accepté prévaudront.

Article 3 – Attribution des emplacements et des partenariats

3.1 L’Organisateur établit le plan de l’Evénement et détermine librement (i) les emplacements des stands, (ii) les créneaux horaires des sessions sponsorisées ou parrainées ainsi que (ii) l’affectation de l’ensemble des Services Complémentaires.

3.2 Le contenu des partenariats proposés (Packages et Services Complémentaires) sont susceptibles d’être modifiés à tout moment par l’Organisateur jusqu’à la date d’ouverture de la Manifestation. Si la modification opérée porte sur la superficie concédée du stand, le Partenaire pourra prétendre à une réduction proportionnelle du prix.

Article 4 – Conditions Financières

4.1 Les tarifs de l’inscription à l’Evénement, des Packages et Services Complémentaires sont indiqués en euros, Hors Taxes auxquels sont appliqués le taux de TVA en vigueur au jour de la validation de l’inscription sauf stipulation contraire.

4.2 Sauf stipulations contraires, le Participant devra verser cinquante pour cent (50%) du montant total facturé TTC et le solde, trente (30) jours avant l’Evénement. Le règlement du prix pourra intervenir par chèque ou par virement dès réception de la facture. En cas de paiement anticipé, aucun escompte n’est consenti. Si pour quelque raison que ce soit, les factures demeurent impayées à l’échéance, le prix facturé sera immédiatement exigible et produira des intérêts de retard égal à trois (3) fois le taux d’intérêt légal par mois entamé. En outre, les factures impayées donneront lieu au paiement par le Partenaire d’une indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement de quarante (40) euros conformément aux articles L.441-10 et D.441-5 du Code de commerce. En application de l’article L.441-10 du Code de commerce, ces intérêts de retard et cette indemnité forfaitaire seront exigibles de plein droit, sur simple demande de l’Organisateur, dès réception de l’avis informant le Partenaire de ce que les sommes dues ont été portées à son débit. Si les frais de recouvrement venaient à dépasser le montant légal de l’indemnité forfaitaire, l’Organisateur se réserve le droit de demander une indemnisation complémentaire, sur justification.

4.3 L’Organisateur se réserve le droit de refuser toute nouvelle inscription à l’Evénement et/ou l’achat d’un partenariat par un Partenaire avec lequel il existerait ou aurait existé un litige quant à une inscription ou un paiement antérieur.

Article 5 – Modalités de modification, de report, d’annulation de l’Evénement

5.1 A l’initiative du Partenaire

Toute annulation à l’initiative du Participant de sa participation à l’Evénement au moins soixante (60) jours calendaires avant le début de l’Evènement devra être notifiée à l’Organisateur par lettre recommandée avec accusé de réception et entraînera le remboursement des sommes versées exception faite de cinquante pour cent (50%) du montant total TTC facturé.

Toute annulation à l’initiative du Participant de sa participation à l’Evénement moins soixante (60) jours calendaires avant le début de l’Evènement devra être notifiée à l’Organisateur et rendra exigible le montant total TTC facturé.

5.2 A l’initiative de l’Organisateur

L’Organisateur détermine, selon les contraintes de l’Evénement, le lieu, la date, la durée, les heures d’ouverture et de fermeture ainsi que le programme de l’Evénement. Ainsi, l’Organisateur pourra sans préavis modifier le programme de l’Evénement, les heures d’ouverture et de fermeture au public de l’Evénement.

Hors cas de force majeure, l’Organisateur pourra, moyennant le respect d’un préavis de quinze (15) jours calendaires, décaler la date de l’Evénement n’excédant pas trente (30) jours calendaires des dates d’ouverture et de fermeture de l’Evénement ou changer le lieu de tenue de l’Evénement.

5.3 Force majeure

L’Organisateur n’encourra aucune responsabilité lorsque l’inexécution de ses obligations sera causée par un évènement de force majeure. Par évènement de force majeure, on entendra tout fait empêchant l’exécution totale ou partielle de l’Evénement qui ne pourrait être surmontée malgré une diligence raisonnable de la part de l’ Organisateur. Seront notamment assimilés à des cas de force majeure sans que cette liste soit exhaustive : l’incendie, l’inondation, les intempéries, les catastrophes naturelles, les grèves, les troubles industriels, la guerre, l’état d’urgence, les émeutes, les épidémies et pandémies, l’obligation d’appliquer toute loi, décret, ordonnance, règlement ou directive nationale, sans que cette liste soit limitative.

En cas d’annulation de l’Evénement pour un cas de force majeure, l’Organisateur remboursera au Partenaire les tarifs acquittés.

Article 6 – Règles liées aux stands

6.1 Toute cession ou sous-location, à titre gratuit ou onéreux, de tout ou partie du stand par le Partenaire est interdite sauf accord contraire de l’Organisateur.

6.2 Le Partenaire doit veiller à la parfaite conservation du stand mis à sa disposition ; stand qui devra être tenu en permanence en parfait état de propreté et de rangement.

6.3 Le Partenaire s’oblige à occuper le stand qui lui a été attribué conformément aux instructions de l’Organisateur notamment en termes de sécurité, accueil des visiteurs, etc….

6.4 Le Partenaire s’oblige à souscrire une assurance, à ses frais, couvrant l’ensemble des dommages pouvant être causés aux personnes et/ aux biens dans le cadre du partenariat souscrit.

Article 7 – Publication des contenus

7.1 Lorsque le Partenaire a souscrit une option visant à la publication de contenus, lesdits contenus (logo, dénomination sociale, marque, communiqué de presse, liens internet, publicité, etc.) devront être adressés par le Partenaire aux dates et selon le format qui seront communiqués en temps utile par l’Organisateur, ceci afin de permettre l’impression, la mise en ligne et les éventuelles corrections dans les délais requis.

7.2 L’Organisateur se réserve le droit de ne pas exécuter toute souscription à une option d’un Partenaire qui ne respecterait pas exactement ces prescriptions. Le Partenaire s’expose à perdre le prix payé en cas de défaillance dans la transmission de ses contenus.

7.3 Les contenus du Partenaire sont publiés, diffusés, mis en ligne sous la seule responsabilité du Partenaire qui déclare disposer de tous les droits nécessaires à cet effet. Il s’engage à garantir et à indemniser l’Organisateur de toute conséquence dommageable comme de tous les frais qu’il aurait dû engager pour se défendre contre toute réclamation et/ou action de la part d’un tiers. L’Organisateur se réserve le droit de ne pas publier tout contenu dont il estimerait qu’il comporte un risque de mise en cause de sa responsabilité. Dans cette hypothèse, et sous réserve que le Partenaire ait respecté tous les délais de transmission et de validation des contenus, le coût de la prestation commandée

sera remboursé au partenaire, ce dernier ne pouvant prétendre à aucune autre indemnisation. Bien que l’Organisateur s’engage à faire ses meilleures efforts pour éviter toute erreur matérielle ou défaillance technique lors de la parution/mis en ligne/insertion/livraison des contenus, le Partenaire reconnait que l’Organisateur n’est tenu qu’à une obligation de moyens et que sa responsabilité sera, en toute hypothèse, limitée au prix payé par le Partenaire au titre de l’option de communication choisie.

Article 8 – Session organisée par le Partenaire

8.1 Dans le cas où l’option choisie par le Partenaire comporte une session de communication (ci-après la « Session ») organisée par le Partenaire avec le support de l’Organisateur, le Partenaire élabore, sous sa seule responsabilité, le programme de la Session. A ce titre, le Partenaire détermine les thèmes d’intervention, il sélectionne les orateurs, et il établit la programmation des interventions.

8.2 Le Partenaire s’engage à transmettre le projet de programme qu’il a élaboré à l’Organisateur aux dates et selon le format qui seront communiqués en temps utile par l’Organisateur avant le début de la Manifestation. Ce projet est soumis à l’Organisateur qui peut le refuser ou demander certaines adaptations dans le cas où le programme s’avère inadapté par rapport (i) aux objectifs de l’Evénement ou (ii) aux impératifs économiques et/ou techniques des sessions organisées dans le cadre de cet Evénement.

8.3 Le Partenaire assure sous sa seule responsabilité la gestion des relations avec les orateurs qu’il a sélectionnés, conformément à la réglementation en vigueur. Il fait son affaire du paiement de leurs frais d’inscription, de leur défraiement (frais de transport et d’hébergement) et du paiement de leurs honoraires éventuels dans des conditions conformes à la réglementation en vigueur. Il reconnaît qu’il lui appartient de conclure, à ce titre, avec chaque orateur professionnel de santé une convention écrite conforme à la réglementation en vigueur et, le cas échéant, de la soumettre aux autorités ordinales ou professionnelles compétentes. Le Partenaire veille à ce que les orateurs professionnels de santé respectent en toutes circonstances la réglementation applicable et, en particulier, l’obligation de transparence qui leur est imposée.

8.4 Le Partenaire reconnaît que l’Organisateur souhaite, de son côté, conclure avec chaque orateur intervenant dans le cadre de la Session une convention par laquelle l’orateur autorise l’Organisateur à exploiter les droits sur ses interventions, sous diverses formes (mise en ligne sous forme de texte et de vidéo notamment). Le Partenaire en informe les orateurs devant s’exprimer au cours de la Session et prête son concours à l’Organisateur afin que tous les orateurs concluent la convention précitée.

8.5 L’Organisateur assure l’organisation technique et matérielle de la Session dans des conditions conformes au bon de commande partenariat signé par le Partenaire et fait ses meilleurs efforts pour maintenir, à cet égard, une qualité conforme au standard de l’Evénement.

8.6 Le Partenaire sera pleinement responsable du contenu du programme et des interventions qui se dérouleront pendant la Session. Il s’engage à garantir l’Organisateur pour toute réclamation de la part d’un tiers dont il ferait l’objet à ce titre. Il appartient au Partenaire de gérer ses relations avec les orateurs conformément à la réglementation en vigueur et de s’assurer que ces derniers respectent la réglementation en vigueur. Le Partenaire s’engage donc à garantir l’Organisateur pour toute réclamation dont il pourrait faire l’objet à ce titre. Il appartient au Partenaire d’informer l’Organisateur de toute réglementation à laquelle il est soumis du fait de son activité et qui est susceptible d’avoir un impact sur les conditions d’organisation de la Session. Le Partenaire s’engage à respecter cette réglementation et garantit l’Organisateur contre toute réclamation dont il pourrait faire l’objet en raison du non-respect de cette réglementation. L’Organisateur sera responsable en cas de manquement dans le cadre de l’organisation technique et matérielle de la Session. Sa responsabilité à l’égard du Partenaire sera toutefois limitée à vingt pour cent (20%) du montant du prix payé au titre de la Session.

Article 9 – Respect de la réglementation – Transparence

9.1 L’Organisateur et le Partenaire s’engagent à respecter l’ensemble des réglementations et des principes de déontologie applicables à leur activité respective et déclarent remplir toutes les conditions et disposer des autorisations nécessaires dans le cadre du partenariat.

9.2 L’Organisateur et le Partenaire s’engagent à respecter les lois anti-corruption et à se conformer strictement à la réglementation applicable aux relations avec les professions médicales et de santé et à publicité pour les produits pharmaceutiques et les dispositifs médicaux. L’Organisateur et le Partenaire s’engagent à se conformer à toutes les obligations de transparence, de publication ou de déclaration en matière de santé publique. Chacun d’eux s’engage à fournir à l’autre partie toutes les informations qui lui seraient nécessaires pourra s’acquitter de ses obligations.

Article 10 – Confidentialité

Les parties devront garantir la plus stricte confidentialité en ce qui concerne les informations, données, matériels transmis par l’une des parties à l’autre et signalés comme confidentiels. Elles s’engagent à n’utiliser ces éléments que dans le cadre du présent partenariat qui s’inscrit dans l’Evénement et dans les limites convenues entre les parties.

Article 11 – Propriété Intellectuelle

11.1 Le Partenaire est et demeure propriétaire de sa dénomination sociale, de ses marques et logos, de ses produits et matériels exposés. Toutefois, dans le cadre de l’Evénement, le Partenaire consent à l’Organisateur un droit de reproduire et/ou représenter sa dénomination sociale, ses marques et logos, des produits et matériels exposés. Ce droit est consenti pour les stricts besoins de l’Evénement.

11.2 Le Partenaire s’interdit de faire usage, dans sa documentation, quelle qu’en soit la nature et quel qu’en soit le support, de la marque, du logo et des visuels identitaires de l’Evénement sans l’accord préalable et écrit de l’Organisateur.

Article 12 – Données personnelles

12.1 Dans le cas où le Partenaire transmettrait, dans le cadre de sa participation à l’Evénement, à l’Organisateur des données personnelles, ce dernier s’engage à ce que lesdites données personnelles transmises aient été collectées et soient traitées conformément au règlement général n°2016/679 sur la protection des données (RGPD) en date du 27 avril 2016 entré en vigueur le 25 mai 2018 et à la législation française applicable.

12.2 Dans le cadre de l’Evénement, l’Organisateur peut être amené à recueillir des données personnelles du Participant en ce compris celles de ses préposés (ci-après les « Données Personnelles »).

Finalités de collecte et de traitement des Données Personnelles : Les Données Personnelles sont collectées et traitées en vue de la stricte poursuite des finalités suivantes :

§ Pour la bonne exécution de l’Evénement (gestion de la relation client, paiement, gestion des réclamations, etc…) ;

§ Pour se conformer à ses obligations légales et réglementaires (conserver les Données Personnelles pour être en mesure de répondre aux obligations légales, gérer les demandes de communication de Données Personnelles par les autorités habilitées, etc…) ;

§ Pour servir les intérêts légitimes de l’Organisateur (preuve de transactions, etc…) ;

§ Pour respecter le choix du Participant lorsque l’Organisateur demande son consentement pour un traitement particulier ;

§ Autres finalités : l’Organisateur conserve un historique des transactions et autres documents commerciaux pour répondre à des exigences juridiques, administratives, aux besoins de ses assureurs, ou à des fins d’audit.

Données Personnelles collectées et traitées : Sans que cette liste ne soit exhaustive : nom, prénom, adresse postale, adresse e-mail, numéros de téléphone fixe et mobile, identification bancaire.

Durée de conservation des Données Personnelles : Le temps de l’Evénement augmenté des délais légaux de prescription.

Destinataires des Données Personnelles : (i) Les services internes de l’Organisateur ; (ii) les partenaires de l’Organisateur ; (iii) les autorités françaises et/ou étrangères dûment habilitées notamment dans le cadre de procédures judiciaires ; (iv) avec un tiers dans le cadre d’une restructuration ou une réorganisation d’entreprise.

Base juridique du traitement des Données Personnelles : Le traitement des Données Personnelles est nécessaire à l’exécution du Contrat.

Droits du Participant et de ses préposés dont les Données Personnelles ont été collectées : Le Participant et ses préposés disposent d’un droit d’accès, de limitation au traitement, de rectification et de suppression des informations qui les concernent. Le Participant et ses préposés disposent, en outre, d’un droit d’opposition, pour motifs légitimes, au traitement des Données Personnelles, droit à la portabilité des Données Personnelles, droit de définir des directives relatives à la conservation, l’effacement ou la communication des Données Personnelles après leur décès et du droit de retirer leur consentement à tout moment.

12.3 Le Participant et ses préposés peuvent exercer leurs droits ou demander une copie papier de leurs Données Personnelles directement par e-mail à : dataprivacy@pegase-healthcare.com ou par voie postale à l’adresse suivante : Société OLiMPE – 86-90 Rue du Dôme – 92100 Boulogne-Billancourt. En cas de différend, le Client et/ou les Participants ont la faculté de saisir la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés (CNIL) via son site internet : www.cnil.fr.

Article 13 – Droit applicable – Attribution de juridiction

13.1 Le Contrat est régi par le droit français.

13.2 En cas de différend qui naîtrait à l’occasion de la validité, de l’interprétation, de l’exécution ou de la terminaison du Contrat, ou du paiement des Formations-Actions, les parties s’efforceront, en premier lieu, de résoudre amiablement ledit litige par voie amiable dans un délai de trente (30) jours à compter de sa notification par l’une des parties à l’autre. A défaut de résolution amiable, ledit litige sera porté devant les tribunaux compétents de Nanterre (92) et ce, quel que soit le lieu de réalisation des Formations-Actions et le mode de paiement, et même en cas d’appel en garantie ou de pluralité de défendeurs.